By Sarah Pham
7 min read
Hướng Dẫn Thực Tế Về Các Công Cụ Và Kỹ Thuật Quản Lý Dự Án
“Đó là một bước nhỏ của con người, một bước nhảy vọt của nhân loại.”
Có thể nói rằng hầu như ai cũng biết câu nói nổi tiếng này của Neil Armstrong khi ông đặt những bước chân đầu tiên lên mặt trăng. Bản thân chương trình Apollo được công nhận trên toàn cầu là một kỳ tích đáng chú ý về thành tựu công nghệ, nhưng nhiều nhà lãnh đạo tại NASA tin rằng di sản thực sự của chương trình nằm ở những thành tựu quản lý dự án. Với các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án phù hợp, NASA đã có thể đạt được mục tiêu gần như không thể là đưa con người lên mặt trăng trong vòng chưa đầy một thập kỷ.
Quản lý dự án hiệu quả không chỉ cần thiết cho các sứ mệnh không gian mà còn cực kỳ quan trọng đối với mọi ngành. Nó mang lại sự lãnh đạo và định hướng cho một dự án trong khi quản lý các vấn đề bất ngờ phát sinh.
Nếu nó có thể được sử dụng để khởi động các sứ mệnh không gian hoành tráng, hãy tưởng tượng xem các công cụ và quy trình phù hợp có thể được sử dụng như thế nào để phát triển doanh nghiệp của bạn! 🚀
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến:
- Kỹ thuật quản lý dự án (PM)
- Tại sao chúng quan trọng
- Chọn đúng kỹ thuật cho dự án của bạn
- 3 kỹ thuật quản lý dự án hàng đầu
- Công cụ để sử dụng - Bất kể kỹ thuật nào!
- Thực hành tốt nhất
Kỹ Thuật Quản Lý Dự Án Là Gì?
Nhìn chung, mục đích của bất kỳ kỹ thuật quản lý dự án nào là cung cấp cho ai đó một cách hiệu quả để lập kế hoạch và quản lý dự án để có thể đạt được các mục tiêu và mục tiêu đã định. Khả năng áp dụng các chiến lược và phương pháp vào một quy trình sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình để đạt được kết quả và đảm bảo thành công.
Nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án có thể được sử dụng cùng nhau để tổ chức và quản lý một dự án thông qua bốn giai đoạn vòng đời của nó:
- Định nghĩa dự án
- Lập kế hoạch dự án
- Thực hiện dự án
- Kết thúc dự án
Trong khi một số kỹ thuật có thể trải dài qua nhiều giai đoạn vòng đời, thì một số khác chỉ dành cho một giai đoạn cụ thể. Nhưng điều chính cần nhớ là bằng cách sử dụng các kỹ thuật PM, các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng quản lý một dự án—và tất cả các phần nhỏ của nó—cho đến khi hoàn thành thành công đồng thời mang lại cảm giác rõ ràng về cấu trúc và định hướng cho toàn bộ nhóm.
Tại Sao Quản Lý Dự Án Lại Quan Trọng?
Nếu không có PM phù hợp, các nhóm có thể thấy mình chìm trong các mục tiêu không rõ ràng, quản lý hỗn loạn, lập kế hoạch không thực tế, rủi ro cao hơn, vượt ngân sách và khách hàng không hài lòng. Kịch bản này không bao giờ diễn ra thuận lợi và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Theo một cuộc khảo sát của Viện Quản lý Dự án, trung bình, 11,4% tổng số nguồn lực bị lãng phí do các quy trình quản lý dự án kém chất lượng. Người ta cũng cho rằng các tổ chức không tích hợp đúng cách quản lý dự án vào chiến lược của mình sẽ thấy tỷ lệ thất bại của dự án tăng gấp 2/3.
Vượt ngân sách là một vấn đề phổ biến khác khi một dự án không được quản lý đầy đủ. Theo một báo cáo, chỉ có 34% công ty báo cáo “hầu hết thời gian” hoặc “luôn” hoàn thành các dự án của mình trong phạm vi ngân sách đã thiết lập. Trời ơi! Nhưng điều đáng lo ngại hơn nữa là một số lượng lớn các công ty báo cáo rằng họ thậm chí không theo dõi ngân sách của mình. 😲
Bằng cách triển khai các kỹ thuật phù hợp, một kế hoạch quản lý dự án tốt sẽ mang lại sự rõ ràng trong việc xác định và quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên cẩn thận, lập ngân sách thông minh, giao tiếp minh bạch giữa nhiều nhóm, khả năng hiển thị tổng thể của dự án và nhiều hơn thế nữa.
Lựa Chọn Đúng Kỹ Thuật
Thế giới Quản lý Dự án đôi khi có vẻ rộng lớn như chính không gian vậy. Có rất nhiều công cụ và kỹ thuật để lựa chọn tùy thuộc vào dự án hoặc doanh nghiệp của bạn. Trong khi một số kỹ thuật có thể được sử dụng cùng nhau, một số khác có thể độc lập hơn, nhưng mỗi kỹ thuật đều có lợi theo cách riêng của nó.
Với suy nghĩ đó, sau đây là một số điều cần cân nhắc khi lựa chọn kỹ thuật nào bạn sẽ sử dụng cho dự án cụ thể của mình:
- Tính linh hoạt của mốc thời gian
- Số lượng và loại nhóm tham gia
- Động lực/Ràng buộc của dự án
- Độ phức tạp của dự án
3 Kỹ Thuật Quản Lý Dự Án Hàng Đầu
1. Work Breakdown Structure (WBS)
Thoạt nhìn, nhiều dự án có vẻ quá sức, bất kể quy mô dự án, đó là lý do tại sao giai đoạn lập kế hoạch dự án lại quan trọng đến vậy. Bằng cách sử dụng Cấu trúc phân chia công việc (WBS), bạn sẽ có thể sắp xếp trực quan một dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bạn cũng sẽ có thể thấy tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án và các mối phụ thuộc liên quan đến từng mục tiêu.
Ba tầng của WBS sẽ trông như thế này:
Tầng trên cùng = Mục tiêu chung
Xác định toàn bộ phạm vi của dự án và đảm bảo bạn hiểu các mục tiêu và mục đích.
Tầng thứ hai = Các mục tiêu chính
Lập danh mục tất cả các mục tiêu chính. Chúng có thể được coi là các dự án phụ hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu chung của dự án.
Tầng thứ ba = Phân tích nhiệm vụ
Chia nhỏ các ‘dự án phụ’ thành các phần nhỏ hơn. Chúng thường bao gồm tất cả các nhiệm vụ cụ thể cần thiết để hoàn thành một dự án. Lưu ý: Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bạn có thể cần chia nhỏ hơn nữa.
Sau khi xây dựng xong cấu trúc, bạn sẽ có thể thấy toàn bộ quy trình chỉ trong nháy mắt. Từ đây, bạn có thể phân công trách nhiệm cho các yếu tố khác nhau, lập lịch trình và giám sát tiến độ của dự án rõ ràng hơn.
2. Gantt Chart
Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật PM trực quan giúp lập lịch trình và lập kế hoạch cho các nhiệm vụ trên một hoặc nhiều dự án. Chúng có thể cho phép bạn lập lịch trình cho toàn bộ dự án, thiết lập ‘sprint’ & các mốc quan trọng, và cho phép bạn so sánh mốc thời gian thực tế với mốc thời gian đã lên kế hoạch. Ngày nay, việc tạo biểu đồ Gantt dễ dàng hơn đáng kể so với trước đây nhờ có nhiều phần mềm và công cụ trực tuyến khác nhau.
3. Critical Path Method (CPM)
CPM xác định các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng để hoàn thành dự án bằng cách xác định thời gian hoàn thành từng hoạt động. Sau khi thiết lập được điều này, các Nhóm sẽ bắt đầu giải quyết các nhiệm vụ quan trọng trước, điều này có thể rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian hơn và nhiều nỗ lực hơn đáng kể.
Đo lường và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng của chúng và lượng nỗ lực cần thiết có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về cách sắp xếp các nhiệm vụ để hoàn thành. Nó cũng cho phép bạn chạy nhiều nhiệm vụ trên một đường dẫn quan trọng song song với nhau (miễn là chúng không phụ thuộc vào nhau), giúp giảm thời gian chung của dự án và có thể góp phần nâng cao hiệu quả của nhóm bạn.
Để hiểu sâu hơn về CPM và cách tìm Đường dẫn quan trọng của một dự án, hãy đọc TẠI ĐÂY.
Các Công Cụ Thực Tế Bạn Có Thể Sử Dụng - Bất Kể Kỹ Thuật Nào!
1. Công cụ xác định dự án
Tool: Project Charter
Tổng quan:
Ghi lại toàn bộ dự án, bao gồm tóm tắt dự án, mục tiêu và nhu cầu. Ngoài ra còn có Phạm vi dự án, liệt kê tất cả các bên liên quan, sản phẩm bàn giao, ngân sách/chi phí ước tính và các nguồn lực cần thiết. Mô tả về các điều kiện của dự án cũng thường được đưa vào và liệt kê mọi vấn đề, rủi ro và phép đo tiềm ẩn liên quan.
Lợi ích:
Theo báo cáo thường niên, chỉ có 52% dự án hầu như hoặc luôn có tài liệu về phạm vi. Điều này khiến nhiều dự án có khả năng được thực hiện theo cách tùy ý, làm giảm đáng kể khả năng thành công. Bằng cách sử dụng Hiến chương dự án, nhóm của bạn sẽ có tầm nhìn rõ ràng về các thông số của dự án và các đặc điểm cụ thể của những gì được mong đợi. Nó cũng sẽ giúp tránh tình trạng vượt phạm vi, khi ranh giới của dự án có thể vượt ra ngoài phạm vi và mục tiêu ban đầu, kéo nhóm theo nhiều hướng mà không có trọng tâm chính. Bạn có thể tìm thấy nhiều Project Chater Templates bằng cách Tìm kiếm nhanh trên Google.
2. Công cụ cộng tác dự án
Tool: Google Sheets
Tổng quan:
Một bộ dữ liệu nguồn mở cho phép phân tích dữ liệu, tính toán, theo dõi, báo cáo và nhiều bài toán phức tạp khác liên quan đến toán học. Có thể truy cập ở bất kỳ đâu có kết nối internet (cũng như ngoại tuyến) và có khả năng hiển thị cộng tác theo thời gian thực, các thay đổi được lưu ngay lập tức và tự động.
Lợi ích:
Google Trang tính không chỉ miễn phí mà còn cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên một trang tính cùng lúc. Về bảng tính, ứng dụng này có giao diện thân thiện với người dùng và cung cấp nhiều mẫu cho các dự án chuyên nghiệp và cá nhân. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết về cách sử dụng Google Trang tính để Quản lý dự án, hãy đọc bài viết này, trong đó cũng có các mẫu miễn phí. 🤓
3. Phần mềm quản lý dự án tổng thể
Tool: ClickUp
Tổng quan:
Công cụ quản lý dự án và cộng tác dựa trên đám mây có thể được sử dụng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô trong mọi ngành. Các tính năng bao gồm công cụ giao tiếp và cộng tác, phân công và trạng thái nhiệm vụ, cảnh báo, v.v.
Lợi ích:
Có nhiều phần mềm Quản lý dự án khác nhau, nhưng tôi hơi thiên vị khi nói đến ClickUp. Một trong những khía cạnh tốt nhất của ClickUp là khả năng tùy chỉnh của nó. Bạn có thể tạo và tùy chỉnh các chế độ xem khác nhau để quản lý các dự án của mình theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Điều này bao gồm biểu đồ Gannt, chế độ xem Danh sách (WBS), chế độ xem Bảng (Kanban), chế độ xem Lịch, v.v. Ngoài ra, bạn có tùy chọn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo; ngày đến hạn, trạng thái, người được giao hoặc bất kỳ tùy chọn tùy chỉnh nào bạn thấy phù hợp. Có 5 gói khác nhau để lựa chọn, bao gồm gói Miễn phí mãi mãi. Đọc TẠI ĐÂY để biết lý do tại sao bạn nên chọn ClickUp.
Best Practices
Bây giờ bạn đã hiểu một số kỹ thuật quản lý dự án yêu thích của chúng tôi, thời điểm sử dụng chúng và một số công cụ, sau đây là một số biện pháp thực hành tốt nhất khi bạn bắt đầu làm việc trên hệ thống quản lý dự án của riêng mình:
- Tài liệu
Việc ghi lại tất cả dữ liệu, yêu cầu và thông tin liên lạc có liên quan của bạn sẽ có lợi cho tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào dự án. Có thể tham chiếu thông tin này và xem khi nào xảy ra thay đổi hoặc rào cản sẽ giúp bạn hiểu tình hình hiện tại của mình và giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
- Quản lý khối lượng công việc một cách cẩn thận
Việc phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm có thể đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của nhóm. Ví dụ, giả sử một thành viên trong nhóm đang xoay xở nhiều nhiệm vụ lớn và vội vã hoàn thành chúng trước thời hạn cụ thể trong khi một thành viên khác trong nhóm chỉ có một nhiệm vụ đơn giản để hoàn thành. Trong trường hợp đó, chắc chắn sẽ xảy ra lỗi và hiệu quả của nhóm bị ảnh hưởng.
- Theo dõi tiến độ mọi lúc
Để ngăn ngừa sự cố và chậm trễ, tốt nhất là bạn nên theo dõi tiến độ của dự án mọi lúc. Làm như vậy cho phép bạn thấy bất kỳ sự chậm trễ hoặc rào cản nào ngăn cản dự án tiến triển. Bạn cũng có thể xem tiến độ của dự án liên quan đến thời hạn dự kiến và ngân sách.
- Trao đổi mọi thứ!
Giao tiếp là một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi làm việc trên một dự án. Giao tiếp cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc của mọi người và tiến độ của họ. Đảm bảo thảo luận về mọi câu hỏi, vấn đề hoặc tình huống khó xử nảy sinh, đảm bảo truyền đạt trách nhiệm hoặc ưu tiên một cách rõ ràng và ngắn gọn, để mọi người biết chính xác những gì đang diễn ra và họ nên tham khảo ý kiến của ai.
- Xem xét mọi rủi ro
Các vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh trước khi dự án hoàn thành. Bí quyết để đảm bảo bạn vượt qua những rào cản này (một cách liền mạch nhất có thể) là dự đoán chúng trước khi chúng xảy ra. Mục tiêu ở đây là xác định các vấn đề tiềm ẩn trong giai đoạn lập kế hoạch và sau đó xác định các giải pháp bạn dự định triển khai nếu cần.
- Phân tích sau khi hoàn thành
Hãy dành thời gian để phân tích dự án sau khi hoàn thành. Nêu bật những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì bạn có thể cải thiện trong tương lai. Xem xét thời gian hoàn thành từng giai đoạn và bất kỳ rào cản nào đã xảy ra. Xem lại các nhiệm vụ đã chiếm một lượng thời gian hoặc tài nguyên không mong muốn để bạn có thể phân bổ thời gian hiệu quả hơn cho các dự án trong tương lai. Ngoài ra, đừng quên ghi nhận công lao của những người xứng đáng. Việc thể hiện sự đánh giá cao đối với nhóm vì sự chăm chỉ của họ có thể mang lại nhiều lợi ích.
Kết thúc…
Vì vậy, lần tới khi bạn nhận được một dự án mới, hãy dừng lại và cân nhắc các công cụ & kỹ thuật phù hợp cho công việc cụ thể đó. Việc áp dụng đúng quy trình có thể giúp bạn đẩy nhanh quy trình làm việc, duy trì quyền kiểm soát đối với dự án và đảm bảo mọi người đều hướng tới cùng một mục tiêu. Do đó, bạn sẽ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra sản phẩm cuối cùng chất lượng cao.
Mục đích của chúng tôi với tư cách là một công ty là giúp các doanh nghiệp tốt phát triển để họ có thể tác động tích cực đến nhiều người hơn và hy vọng rằng việc cung cấp cho bạn một số công cụ yêu thích của chúng tôi để sử dụng sẽ giúp chúng tôi tiến gần hơn một bước tới mục tiêu đó.
Nếu bạn thích tìm hiểu về Digital Marketing, hãy đăng ký Bản tin của chúng tôi!
Vpfly Digital Insights
Đăng ký để nhận thêm những hiểu biết và tài nguyên về Digital Marketing, phân tích và bảng điều khiển để phát triển doanh nghiệp của bạn một cách tự tin.
Hãy hào phóng và chia sẻ bài viết này với bạn bè của bạn.
